EU AI Act: Was dein Betrieb jetzt konkret tun muss

Seit dem 2. August 2026 gilt der EU AI Act für die meisten Betriebe in Deutschland vollständig. Und trotzdem höre ich in Gesprächen noch immer denselben Satz: “Das betrifft uns doch nicht, wir nutzen KI ja nur für Texte und E-Mails.”

Das ist ein Irrtum, der potenziell teuer werden kann.

Dieser Beitrag erklärt, was der AI Act für einen typischen Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb konkret bedeutet. Nicht als Anwalt, nicht mit Vollständigkeitsanspruch, sondern als jemand, der selbst betroffen ist und deshalb genau hingeschaut hat. Und wo die verbreitete Annahme falsch ist, Hochrisiko komme sowieso erst 2027.

Die Kurzfassung vorab

Der AI Act ist kein Verbot von ChatGPT oder Copilot. Er ist ein Regelwerk für den verantwortungsvollen Umgang mit KI. Für einen Betrieb, der ChatGPT für Angebotstexte oder Copilot für E-Mails nutzt, bedeutet das konkret drei Dinge:

1. KI-Kompetenz der Mitarbeiter nachweisen (gilt seit 2. Februar 2025)
2. Inhalte kennzeichnen, wenn sie für die Öffentlichkeit gedacht sind (seit 2. August 2026)
3. Eine interne Übersicht führen, welche KI-Tools im Einsatz sind und wofür

Das war’s für den Großteil der Betriebe. Eine Ausnahme ist wichtig: Wer KI für Personalauswahl oder für die Bewertung der Kreditwürdigkeit einsetzt, fällt in die Hochrisiko-Klasse. Die gilt nicht erst irgendwann, sondern ebenfalls seit dem 2. August 2026.

Was seit Februar 2025 gilt: die KI-Kompetenzpflicht

Das ist die Pflicht, von der die meisten noch nichts wissen, obwohl sie seit über einem Jahr gilt.

Artikel 4 der KI-Verordnung schreibt vor, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass Mitarbeiter ein “ausreichendes Maß an KI-Kompetenz” besitzen. Das klingt abstrakt. In der Praxis heißt es: Wer ChatGPT, Copilot, Gemini oder ähnliche Werkzeuge im Betrieb einsetzt, muss nachweisen können, dass die Nutzer wissen, wie diese Werkzeuge funktionieren, wo ihre Grenzen liegen und welche Risiken damit verbunden sind.

Eine Größenausnahme gibt es nicht. Ein Elektrobetrieb mit acht Mitarbeitern, der Copilot für E-Mails nutzt, ist genauso betroffen wie ein Maschinenbauer mit 200 Mitarbeitern.

Was als Nachweis gilt, schreibt die Verordnung nicht vor. Artikel 4 nennt keine Form, keine Stundenzahl und keine Aufbewahrungsfrist. Praktikabel ist deshalb das Naheliegende: eine interne Schulung mit Teilnehmerliste und Datum, ein grobes Inhaltsverzeichnis, eine kurze Bestätigung der Teilnehmer. Wer das hat, kann im Zweifel zeigen, dass er sich gekümmert hat.

Zur Förderung, weil danach oft gefragt wird: Nach §82 SGB III entfällt die Beteiligung des Arbeitgebers an den Lehrgangskosten bei Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten. Der Haken steht in Absatz 1 Nummer 5: Maßnahme und Träger müssen für die Förderung zugelassen sein. Günstige Online-Kurse erfüllen das meistens nicht. Wer die Förderung will, sucht also nicht den billigsten Kurs, sondern einen zugelassenen.

Eine Pflicht, die seit eineinhalb Jahren gilt, läuft bei den meisten Betrieben unter dem Radar. Ob ein Verstoß gegen Artikel 4 direkt mit einem Bußgeld belegt werden kann, ist unter Juristen umstritten, denn der Bußgeldkatalog in Artikel 99 nennt Artikel 4 nicht ausdrücklich. Das eigentliche Risiko liegt ohnehin woanders: bei der zivilrechtlichen Haftung, falls KI im Betrieb einmal etwas Falsches produziert und niemand nachweisen kann, dass die Nutzer wussten, was sie tun.

Was seit August 2026 gilt: Transparenz gegenüber Kunden

Artikel 50 regelt, wann du offenlegen musst, dass KI im Spiel ist. Zu diesem Thema habe ich hier ausführlich geschrieben: KI-Inhalte erkennen und kennzeichnen. Die Kurzfassung für diesen Beitrag:

Drei Situationen sind für normale Betriebe relevant.

Chatbot auf der Website: Wer einen KI-gestützten Chat auf seiner Seite betreibt, muss deutlich machen, dass es sich um eine Maschine handelt. Kein versteckter Hinweis im Datenschutztext, sondern erkennbar bei der ersten Interaktion.

KI-generierte Bilder: Fotorealistische KI-Bilder, die für echt gehalten werden könnten, müssen gekennzeichnet werden. Erkennbar illustratives Material fällt nicht darunter. Die genaue Grenze ist noch nicht gerichtlich geklärt.

Öffentliche Texte zu relevanten Themen: Wer Beiträge über Gesetze, Verbraucherthemen oder ähnliche öffentliche Angelegenheiten veröffentlicht, muss bei KI-Beteiligung kennzeichnen. Die Ausnahme: Wenn ein Mensch geprüft, korrigiert und redaktionell Verantwortung übernommen hat, entfällt die Pflicht. Marketing-Texte, Angebote, interne Dokumente fallen grundsätzlich nicht darunter.

Der Schritt ohne Frist: die KI-Inventur

Es gibt einen Schritt, für den die Verordnung gar keine Frist nennt und der trotzdem am Anfang steht: eine schlichte Auflistung, welche KI-Tools im Betrieb eingesetzt werden.

Das klingt banal. Es ist aber die Grundlage für alles andere.

Viele Betriebe unterschätzen, wie viel KI inzwischen im Einsatz ist. Nicht nur die bewusst gesetzten Tools wie ChatGPT oder Copilot. Auch die KI, die still in Standardsoftware steckt: automatische Kategorisierungen in CRM-Systemen, Spam-Filter, Buchhaltungssoftware mit Anomalie-Erkennung, Übersetzungstools, Bildbearbeitungsfunktionen.

Eine ehrliche Inventur beantwortet vier Fragen:

• Welche KI-Tools nutzen wir, direkt und über Drittanbieter?
• Wer nutzt sie, in welchem Kontext?
• Welche Daten fließen dabei ein? Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Betriebsgeheimnisse?
• Welche Entscheidungen trifft oder unterstützt die KI?

Die letzte Frage entscheidet darüber, ob Hochrisiko-Pflichten greifen. KI, die Personalentscheidungen unterstützt, Kredite bewertet oder sicherheitsrelevante Prozesse steuert, gehört in eine andere Klasse als KI, die Angebotstexte entwirft. Und diese Klasse ist zum Teil bereits scharf, dazu gleich mehr.

Hochrisiko: was schon gilt und was 2027 erst kommt

Hier wird viel verwechselt, deshalb genau. Die Verordnung kennt zwei Arten von Hochrisiko-Systemen, und sie haben unterschiedliche Stichtage.

Eigenständige Systeme nach Anhang III gelten seit dem 2. August 2026, also jetzt. In Anhang III stehen unter anderem Beschäftigung und Personalmanagement (Nummer 4) sowie die Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen (Nummer 5b). Wer also KI in der Bewerberauswahl einsetzt, hat keine Schonfrist mehr.

KI als Sicherheitsbauteil in Produkten, die ohnehin eine Konformitätsbewertung durch Dritte brauchen, fällt unter Artikel 6 Absatz 1. Maschinen, Medizintechnik, Aufzüge. Dafür nennt Artikel 113 den 2. August 2027.

Die Verkürzung „Hochrisiko kommt sowieso erst 2027” liest man oft. Sie stimmt nur für die zweite Gruppe, und wer sie auf die erste überträgt, verschätzt sich um zwei Jahre.

Für einen typischen Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb, der KI für Marketing, Kommunikation, Texte oder Büroorganisation nutzt, sind die Hochrisiko-Pflichten nicht relevant. Das ändert sich in dem Moment, in dem KI in die Personalauswahl eingreift oder Kreditwürdigkeiten bewertet.

Die drei konkreten Schritte, die jetzt sinnvoll sind

Zusammengefasst: Was ein Betrieb heute tun sollte, lässt sich auf drei Punkte herunterbrechen.

Das sind keine aufwendigen Bürokratieprozesse. Die Inventur dauert bei einem kleinen Betrieb eine Stunde. Eine interne Schulung von vier bis sechs Stunden mit Dokumentation ist in einem halben Tag erledigt. Die Kennzeichnung von Bildern ist eine Designentscheidung, kein Rechtsprojekt.

Was ich nicht empfehle: Tausende Euro für Compliance-Berater ausgeben, bevor man die eigene Situation überhaupt kennt. Die meisten Betriebe sind mit den drei Schritten oben auf der sicheren Seite, ohne externe Hilfe.

Wann es sinnvoll ist, professionelle Hilfe zu holen

Es gibt Situationen, in denen ein Anwalt oder ein spezialisierter Berater tatsächlich sinnvoll ist. Das gilt für Betriebe, die KI in folgendem Kontext einsetzen: Personalentscheidungen (auch unterstützend), Scoring von Kunden oder Partnern, sicherheitsrelevante Steuerungsprozesse, oder KI-Dienste, die sie selbst Kunden anbieten.

Wer KI nur intern für Kommunikation, Texterstellung oder Büroorganisation nutzt, ist in der Regel nicht in dieser Zone.

Ein verbreiteter Irrtum noch: Dass Microsoft oder OpenAI hinter dem Werkzeug stehen, nimmt dir nichts ab. Die Anbieter tragen die Pflichten des Herstellers. Du trägst als Betreiber die Pflichten rund um den konkreten Einsatz, also Schulung, Kennzeichnung und, falls relevant, den Rahmen, in dem das Werkzeug bei dir benutzt wird.

Kurz zu den Bußgeldern

Der Rahmen ist im Gesetz hoch: bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes für Verstöße gegen allgemeine Pflichten. Für KMU gilt jeweils der niedrigere Wert. Das klingt bedrohlich.

Realistisch betrachtet: Der Bußgeldrahmen richtet sich nach den Verstößen. Für einen kleinen Betrieb, der KI für Marketingtexte nutzt und keine Schulungsdokumentation hat, ist das wahrscheinlichste Risiko keine Behörde, sondern zivilrechtliche Haftung, wenn KI-gestützte Prozesse zu Schäden führen und Sorgfalt nicht nachgewiesen werden kann. Das ist kein Grund zur Panik, aber ein Grund, die Dokumentation nicht auf die lange Bank zu schieben.

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Wenn du wissen willst, wie das konkret bei deinem Betrieb aussieht, welche Tools in welche Risikoklasse fallen und was du praktisch tun musst, ohne in Bürokratie zu versinken: Das gehen wir im KI-fit Coaching durch. Am Ende weißt du genau, wo du stehst. Und wenn du unsicher bist, ob dein Fall heikel ist: Das Erstgespräch kostet nichts.

Einen guten Überblick über die praktischen Fragen rund um Kundendaten in KI-Tools findest du auch hier: Kundendaten in ChatGPT: Was die DSGVO erlaubt.

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Kein Anwalt, keine Rechtsberatung. Das hier ist der Stand, den ich selbst recherchiert habe. Bei konkreten Haftungsfragen gehört ein Anwalt dazu.

Quellen: Art. 4 KI-VO, KI-Kompetenz · Art. 6 KI-VO, Einstufung als Hochrisiko · Anhang III, Liste der Hochrisiko-Bereiche · Art. 50 KI-VO, Transparenzpflichten · Art. 99 KI-VO, Sanktionen · Art. 113 KI-VO, Geltungsbeginn · §82 SGB III, Förderung der Weiterbildung

Alle Fristen und Beträge am 10. August 2026 am Verordnungstext geprüft.