Kundendaten in ChatGPT: Was die DSGVO erlaubt

Angebotsentwurf für Kunde Müller, Adresse Hauptstraße 12. Schreib mir das auf Briefkopf.

So oder so ähnlich laufen viele KI-Eingaben im Betriebsalltag. Schnell, praktisch — und möglicherweise ein Datenschutzproblem. Denn sobald ein echter Name, eine echte Adresse oder ein echter Auftrag in einem KI-Tool landet, greift die DSGVO. Und die fragt nicht, ob du es eilig hattest.

Das hier ist kein Plädoyer gegen KI-Tools. Ich nutze sie selbst täglich. Aber die Frage, welche Daten in welches Tool dürfen, stellt sich konkret — und die Antwort ist einfacher als die meisten denken.

Was ist überhaupt das Problem?

Wenn du Daten über eine identifizierbare Person verarbeitest — also Name, Adresse, Telefonnummer, Auftragsdaten, Zahlungsinfos — dann bist du als Betrieb verantwortlich für das, was mit diesen Daten passiert. Das gilt auch, wenn du sie an ein externes Werkzeug übergibst.

ChatGPT, Claude oder Gemini sind solche externen Werkzeuge. Wer personenbezogene Daten an sie sendet, gibt sie an einen Auftragsverarbeiter weiter — und braucht dafür eine rechtliche Grundlage. Das schreibt Art. 28 DSGVO vor.

Die praktische Konsequenz: Du brauchst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem KI-Anbieter. Ohne AVV ist die Weitergabe von Kundendaten an das Tool rechtswidrig — egal wie praktisch das gerade wäre.

Kostenlose Tiers: Warum sie für Kundendaten ausfallen

Wer ChatGPT kostenlos oder im Plus-Tarif nutzt, hat keinen AVV mit OpenAI. OpenAI nutzt Eingaben aus diesen Tarifen potenziell für das Training zukünftiger Modelle — zumindest wenn man nicht aktiv widerspricht, und manchmal auch dann.

Das reicht für Kundendaten schlicht nicht. Keine vertragliche Grundlage, keine Kontrolle über die Weiterverarbeitung, keine dokumentierte Sicherheit. Die deutschen Datenschutzbehörden — koordiniert in der Datenschutzkonferenz (DSK) — haben das in ihrer Orientierungshilfe KI-Systeme vom Juni 2025 klar eingeordnet: Wer LLMs wie ChatGPT mit personenbezogenen Daten einsetzt, muss die Risikoanalyse und die Vertragsgrundlagen vor der Nutzung klären, nicht danach.

Das gilt analog für Google Gemini Free, Microsoft Copilot ohne Business-Vereinbarung und fast alle anderen kostenlosen KI-Dienste.

Business-Tarife: Was sie besser macht — und was bleibt

ChatGPT Team und ChatGPT Enterprise bieten einen AVV an. OpenAI erklärt schriftlich, Eingaben aus diesen Tarifen nicht für das Modelltraining zu verwenden. Seit Anfang 2026 ist zudem eine EU-Datenresidenz wählbar, sodass die Verarbeitung auf europäischen Servern stattfindet.

Das klingt gut. Und es ist tatsächlich der Unterschied, der die rechtliche Nutzung mit Kundendaten überhaupt erst möglich macht. Aber: Der Business-Tarif ist die Eintrittskarte, nicht der fertige Compliance-Nachweis. Du brauchst zusätzlich:

• Eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO (Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse oder Einwilligung)
• Eine Risikoanalyse, ob die Nutzung für die betroffene Datenart angemessen ist
• Eine interne Richtlinie, welche Mitarbeiter welche Daten in welches Tool geben dürfen

Das klingt bürokratischer als es ist. Für einen kleinen Betrieb bedeutet es oft: eine Seite Papier, wer was darf, und ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis.

Analog gilt dasselbe für Claude Pro Business (Anthropic) und Google Workspace Gemini — beide bieten AVVs, beide haben unterschiedliche Datenspeicher-Konfigurationen. Immer prüfen, welcher Tarif tatsächlich einen AVV enthält und ob EU-Residenz aktiviert ist.

Auf einen Blick: Was ist erlaubt?

Situation	Erlaubt?
Kundendaten in ChatGPT Free oder Plus	Nein — kein AVV
Kundendaten in ChatGPT Team mit AVV + EU-Residenz	Ja — mit Rechtsgrundlage und Risikoanalyse
Allgemeine Texte ohne Personenbezug (auch im Free-Tier)	Ja — kein Datenschutzproblem
Pseudonymisierte Daten (Kunde A, Betrag X, Stadt Y)	Kommt auf den Kontext an — siehe unten
Fotos oder Sprachnotizen von Kunden	Besondere Vorsicht — biometrische oder sensible Daten

Pseudonymisierung: Hilft, aber schützt nicht immer

Eine pragmatische Lösung, die viele Betriebe nutzen: Klarnamen ersetzen, bevor etwas ins Tool geht. Aus „Angebot für Klaus Meier, Klempnerei Meier GmbH, Paderborn” wird „Angebot für Kunde K., Klempnereibetrieb, mittelgroße Stadt in NRW.”

Das reduziert das Risiko deutlich. Wenn kein Personenbezug mehr herstellbar ist, greift die DSGVO nicht mehr. Aber der Teufel liegt im Detail: Wenn der Kontext eine Person trotzdem erkennbar macht — Betrag, Branche, Ort, Datum zusammen — dann bleibt der Personenbezug bestehen, auch wenn der Name fehlt.

Pseudonymisierung ist kein Freifahrtschein, sondern eine Risikominimierung. Für viele Anwendungsfälle im Betrieb (Mails formulieren, Angebote strukturieren, Dokumentation entwerfen) reicht sie gut aus, wenn man etwas aufpasst.

Was du konkret tun kannst

Schritt 1: Bestandsaufnahme. Welche Tools nutzt dein Betrieb — und welche Tarife? Wer im Team greift auf was zu? Das dauert eine Stunde.

Schritt 2: Tarife prüfen. Für die Tools, die mit Kundendaten in Kontakt kommen, prüfen ob ein Business-Tarif mit AVV existiert und ob EU-Datenresidenz aktiviert ist. Bei OpenAI ChatGPT Team ist das zum Beispiel in den Einstellungen separat zu aktivieren.

Schritt 3: Interne Regel festlegen. Welche Daten dürfen ins Tool? Kundennamen nur pseudonymisiert, oder im Business-Tarif mit AVV auch direkt? Diese Regel muss nicht lang sein — aber sie muss existieren und alle kennen sie.

Schritt 4: Verarbeitungsverzeichnis. Wer ein solches pflegt (Pflicht ab 250 Mitarbeiter, freiwillig und sinnvoll darunter), trägt den KI-Anbieter als Auftragsverarbeiter ein.

Das klingt nach Aufwand. Ist es ein bisschen — aber die Alternative sind Bußgelder, die die Behörden 2025 in Deutschland erstmals systematisch verhängt haben: knapp 47 Millionen Euro in 249 Fällen. Die meisten davon waren keine großen Konzerne.

Was der EU AI Act noch oben drauf legt

Der AI Act ist seit August 2025 schrittweise in Kraft. Für Betriebe, die KI-Tools intern nutzen (also nicht selbst als KI-Anbieter auftreten), ist er bisher wenig einschränkend. Relevant wird er, wenn du KI direkt in Kundenkontakt einsetzt — etwa einen Chatbot auf deiner Website oder ein automatisiertes Antwortsystem.

Für solche Anwendungen gilt seit dem 2. August 2026 die Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 EU AI Act: Der Kunde muss wissen, dass er mit einer KI interagiert. Das ist unabhängig von der DSGVO eine eigene Anforderung.

Wer nur intern arbeitet (Angebote schreiben, Mails formulieren, Daten auswerten), ist von Art. 50 nicht betroffen. Wer ein KI-Tool nach außen richtet: prüfen.

Ehrliche Einschätzung

Die meisten Betriebe, mit denen ich spreche, haben noch keine Antwort auf diese Fragen. Nicht weil sie fahrlässig wären — sondern weil die Werkzeuge schneller da waren als die Spielregeln. Das ist keine Kritik, sondern die Realität.

Die gute Nachricht: Es ist kein juristisches Labyrinth. Einen Business-Tarif abonnieren, AVV prüfen, eine interne Regel festlegen, einen Eintrag ins Verzeichnis — das ist in den meisten kleinen Betrieben ein halber Tag Arbeit.

Was ich dabei helfen kann: nicht den Papierkram, sondern die Entscheidung, welche KI-Werkzeuge in deinem Betrieb wirklich Sinn machen, wie du sie sicher einrichtest, und wo Automatisierung tatsächlich Zeit spart statt Aufwand erzeugt. Das ist der Kern des KI-fit Coachings, das ich mit Betrieben in OWL mache.

Wenn du wissen willst, ob dein Setup gerade passt: Das Erstgespräch kostet nichts. Und wenn deine aktuelle Nutzung schon sauber ist, sage ich dir genau das.

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Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag gibt Orientierung, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Bei konkreten Datenschutzfragen hilft dein Datenschutzbeauftragter oder ein auf IT-Recht spezialisierter Anwalt. Zuständige Aufsichtsbehörde in NRW ist die LDI NRW.