E-Rechnungspflicht: Was dein Betrieb jetzt tun muss

Dein Steuerberater schickt eine Datei mit der Endung .xml. Du öffnest sie, siehst Zeichensalat, und fragst dich, muss das so? Und ob er die Datei nicht als PDF schicken kann.

Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datenteil ist seit dem 1. Januar 2025 steuerlich keine E-Rechnung mehr. Eine ZUGFeRD-Datei kann dagegen wie ein PDF aussehen und trotzdem eine E-Rechnung sein, weil die strukturierten Rechnungsdaten eingebettet sind.

Die übliche Kurzfassung lautet: „Ab 2025 ist die E-Rechnung Pflicht.“ Das ist halb wahr. Empfangsbereit sein musst du seit dem 1. Januar 2025. Versenden musst du sie, je nach Vorjahresumsatz, erst ab 2027 oder 2028. Wer das durcheinanderwirft, kauft Software für ein „Problem“, das er noch nicht hat.

Was gilt heute, und was erst später?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Einen bestimmten Übertragungsweg schreibt das BMF nicht vor. Es gibt beim Empfang keine Übergangsfrist und keine Ausnahme nach Betriebsgröße, auch nicht für Kleinunternehmer.

Beim Versenden sieht es anders aus. Bis zum 31. Dezember 2026 darf statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung verwendet werden, also Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein einfaches PDF. Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Übergangsregel für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Für Aussteller bis einschließlich 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft sie bis zum 31. Dezember 2027. Ab 2028 gilt die Versandpflicht grundsätzlich für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze, soweit keine Ausnahme greift.

Die 800.000 Euro beziehen sich auf den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers, nicht des Empfängers. § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG verweist dafür auf den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt also der Umsatz des Kalenderjahres 2026.

Wer knapp unter der Schwelle liegt, sollte das nicht erst im Dezember 2026 nachrechnen. Ein gutes Geschäftsjahr kann die Umstellung um ein Jahr vorziehen.

Was zählt als E-Rechnung, und was nicht?

Eine E-Rechnung ist seit 2025 nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So steht es in § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG.

Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datenteil erfüllt das nicht. Es ist eine sonstige Rechnung, genau wie Papier. Dass es digital ankommt, ändert daran nichts.

Zulässig sind insbesondere Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Andere Formate, etwa bestimmte EDI-Verfahren, bleiben möglich, wenn sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen.

Bei ZUGFeRD steckt neben der sichtbaren Darstellung ein strukturierter Datenteil in der Datei. Seit 2025 gilt: Weichen Bild und strukturierte Daten voneinander ab, sind die strukturierten Daten maßgebend. Wer nur auf die PDF-Ansicht schaut, kann im Zweifel die falsche Fassung prüfen.

Eine XRechnung enthält keine zusätzliche Rechnungsdarstellung als PDF. Zum Lesen reicht der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Der Viewer macht die Rechnung lesbar, ersetzt aber nicht die Aufbewahrung der Originaldaten.

So sieht dasselbe Dokument in beiden Welten aus. Links die Ansicht, die ein Viewer daraus macht. Rechts der strukturierte Auszug, den ein Programm liest. Alles Demodaten, keine echte Firma, keine echte Forderung. Wer eine vollständige Testdatei für den ELSTER-Viewer will, nimmt die offiziellen Beispiele der KoSIT auf xeinkauf.de.

Derselbe Vorgang als UBL-Auszug, gekürzt

<Invoice>
  <cbc:ID>RE-2026-00418</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-08-03</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-08-17</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cbc:RegistrationName>Beispiel-Handwerk GmbH</cbc:RegistrationName>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>
    <cbc:RegistrationName>Musterbetrieb GmbH</cbc:RegistrationName>
  </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:Name>Wartung Heizungsanlage</cbc:Name>
    <cbc:InvoicedQuantity>1</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount>420.00</cbc:LineExtensionAmount>
  </cac:InvoiceLine>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount>79.80</cbc:TaxAmount>
    <cbc:Percent>19.00</cbc:Percent>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:TaxExclusiveAmount>420.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount>499.80</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
</Invoice>

Keine vollständige XRechnung. Nur die Felder, die man in der Rechnung wiederfindet.

Welche Ausnahmen gelten wirklich?

Keine Pflicht zum Versand als E-Rechnung besteht unter anderem bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto, bei Fahrausweisen, bei vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG und bei Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die B2B-Pflicht.

Kleinunternehmer müssen trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Wechselt jemand zur Regelbesteuerung, kann für ihn ab diesem Zeitpunkt auch die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greifen, soweit die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind und keine Übergangsregel mehr greift.

Im normalen B2B-Geschäft brauchst du grundsätzlich keine Leitweg-ID. Sie wird bei E-Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber im B2G-Bereich verwendet.

Die Kleinbetragsgrenze von 250 Euro brutto klingt nach Alltagshilfe. Der Materialzettel vom Händler oder ein kurzer Serviceeinsatz kann darunter fallen. Eine monatliche Sammelrechnung über 1.800 Euro fällt nicht darunter, auch wenn jede einzelne Position klein war. Entscheidend ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht die einzelne Zeile.

Was musst du diese Woche tatsächlich tun?

Vier Dinge, in dieser Reihenfolge.

1. Ein Postfach festlegen. rechnung@deine-domain.de oder ein bestehendes Postfach, das jemand regelmäßig liest. Das BMF verlangt keinen besonderen Übertragungsweg. E-Mail reicht.
2. Den ELSTER-Viewer einmal ausprobieren. Eine echte Eingangsrechnung öffnen und prüfen, ob Betrag, Steuersatz und Leistungsdatum stimmen. Fünf Minuten.
3. Den strukturierten Teil aufheben, nicht nur den Ausdruck. Acht Jahre, unversehrt in ursprünglicher Form. Ein Ausdruck, Screenshot oder eine reine PDF-Ansicht ersetzt die strukturierten Rechnungsdaten nicht.
4. Prüfen, was dein Buchhaltungsprogramm heute schon kann. Viele Programme können E-Rechnungen bereits empfangen und archivieren. Wenn Empfang und Aufbewahrung des strukturierten Teils sauber laufen, ist auf der Eingangsseite schon viel erledigt.

Beim Versand entscheidet jetzt vor allem dein Umsatz 2026. Liegt der Gesamtumsatz über 800.000 Euro, sollte die Umstellung zum 1. Januar 2027 sitzen. Liegt er bis einschließlich 800.000 Euro, läuft die Übergangsfrist grundsätzlich noch bis Ende 2027. Rechnungen an die öffentliche Hand sind ein eigenes Thema; dort gelten B2G-Regeln, die nicht Gegenstand dieses Textes sind.

Was ich nicht empfehlen würde: Nur wegen der B2B-E-Rechnungspflicht ein eigenes Portal bauen, Peppol einführen oder Spezialsoftware kaufen, obwohl der bestehende Prozess das Thema bereits abdecken kann.

Wo es in der Praxis wirklich hakt

Wenn Angebote, Rechnungen und Archiv schon in einem Buchhaltungsprogramm liegen, das XRechnung oder ZUGFeRD kann, brauchst du dafür meist keine neue Lösung. Dann ist das eher ein Einstellungs- und Schulungsthema als ein Digitalisierungsprojekt.

Anders sieht es aus, wenn die Rechnung noch in Word oder Excel entsteht, jemand in deinem Unternehmen (oder du selber) Zeilen kopiert, ein PDF speichert und es per Mail verschickt. Dort wird die Umstellung später tatsächlich Arbeit. Bevor irgendwer eine App vorschlägt, sollte zuerst klar sein, wo die Zahlen herkommen und wie sie heute in die Rechnung gelangen. Dazu habe ich Excel oder App? und was nach blockierten Makros noch geht geschrieben.

Was ebenfalls noch offen ist: Das geplante Meldesystem der Finanzverwaltung, für das die E-Rechnung die technische Vorstufe sein soll, hat noch kein festes Startdatum. Das BMF kündigt dafür weitere gesetzliche Schritte erst für einen späteren Zeitpunkt an.

Wie entscheidest du, ob Handlungsbedarf besteht?

Drei Fragen reichen.

1. Kannst du eine E-Rechnung empfangen, öffnen und den strukturierten Teil unversehrt aufbewahren? Wenn nein: Das ist der heutige Auftrag, nicht der Versand.
2. Liegt dein Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro? Wenn ja: Der Versand muss zum 1. Januar 2027 sitzen. Bis einschließlich 800.000 Euro gilt grundsätzlich noch die Übergangsfrist bis Ende 2027.
3. Entstehen deine Ausgangsrechnungen schon im Buchhaltungsprogramm? Wenn ja: meist eine Einstellung. Wenn nein: zuerst den Prozess klären, dann das Format.

Betrug mit gefälschter IBAN in Rechnungsmails nimmt die IHK München ernst genug, um öffentlich davor zu warnen. Eine neue oder geänderte Bankverbindung sollte deshalb über einen zweiten, bekannten Kontaktweg geprüft werden und nicht über dieselbe Mail, in der die Rechnung angekommen ist.

Wenn du bei deinem eigenen Ablauf unsicher bist, kann ich gern einmal mit dir drüberschauen und bei Bedarf unterstützen. Wenn dein Steuerberater oder dein Buchhaltungsprogramm das schon sauber abdeckt, umso besser - dann brauchst du dafür keine zusätzliche Lösung.

Keine Steuerberatung. Rechtsstand: 17. August 2026. Grundlage sind die BMF-FAQ mit Stand März 2026 und die an diesem Tag geltenden Gesetzestexte. Für den eigenen Einzelfall zum Steuerberater.

Quellen: BMF-FAQ zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026 · § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen · § 14b UStG, Aufbewahrung · § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregelungen · § 34a UStDV, Kleinunternehmer · ELSTER E-Rechnungsviewer · IHK München, Elektronische Rechnungen

Fristen, Schwellen und Formatangaben am 17. August 2026 an der BMF-FAQ und am Gesetzestext geprüft.